תכנון תקשורת בשיפוץ משרד: לשבת עם האדריכל לפני הגבס

בקצרה: בשיפוץ או בהקמה של משרד, ההחלטות שקובעות אם הרשת, ה-Wi-Fi וחדרי הישיבות יעבדו מתקבלות בשלב התכנון האדריכלי, הרבה לפני שמתקינים ציוד. לכן העמדה שלנו היא שצוות הטכנולוגיה צריך להיות שותף לתכנון יחד עם האדריכל או המעצב והקבלן, כבר בתוכניות הראשונות.

בפרויקטים רבים של משרדים חדשים, איש התקשורת מוזמן לאתר כשהקירות כבר עומדים, התקרה סגורה והריהוט בדרך. אז מתברר שאין מקום לארון התקשורת, שחדר הישיבות מתוכנן בלי צנרת למסך, ושנקודות הגישה של ה-Wi-Fi יצטרכו לשבת היכן שנשאר מקום ולא היכן שהן נחוצות. במאמר הזה נסביר למה אנחנו בדרנט חושבים שזה סדר פעולות שגוי, ומה נכון לעשות במקום.

מה זה תכנון טכנולוגי של משרד

תכנון טכנולוגי של משרד הוא קביעה מראש של כל התשתיות שהמשרד צריך כדי לעבוד: מיקום ארון התקשורת, מסלולי הכבילה, נקודות רשת לכל עמדה, מיקום נקודות הגישה של ה-Wi-Fi, הכנות לחדרי ישיבות ומסכים, מצלמות אבטחה, בקרת כניסה וטלפוניה. התכנון הזה צריך להשתלב בתוכנית האדריכלית, כי הוא תלוי בקירות, בתקרות, בחשמל ובריהוט.

העמדה שלנו: הטכנולוגיה היא חלק מהתכנון, לא תוספת

אדריכלים ומעצבי פנים טובים מתכננים את המשרד לאנשים שעובדים בו: זרימה, אור, מקומות ישיבה ושקט. אבל משרד מודרני עובד על רשת. כמעט כל דבר בו, מהעמדות ועד חדרי הישיבות והמצלמות, תלוי בכבל שעובר בתקרה או בקיר. כשהתשתית הזו לא נכנסת לתוכניות מההתחלה, היא נדחקת לשוליים, והמשרד היפה מתפקד פחות טוב.

הנימוק המרכזי הוא עלות השינוי. שינוי בתוכנית על הנייר הוא כמעט חינם. אותו שינוי אחרי שהגבס נסגר והצבע יבש דורש פתיחה, תיקון וצביעה מחדש, ולפעמים פשוט לא מבוצע ומשאיר פשרה קבועה.

החלטות שנקבעות מוקדם ומשפיעות לשנים

• מיקום ארון התקשורת. הוא צריך אוורור, גישה נוחה, חשמל מתאים ומיקום שמאפשר להגיע לכל אזורי המשרד. ארון שנדחק לתוך מחסן בלי אוורור יוצר תקלות לאורך כל חייו. פרטים נוספים בעמוד התקנת ארון תקשורת.
• מסלולי כבילה. תעלות, צנרת ומעברים בין חללים קובעים כמה קל יהיה להוסיף נקודה או לשנות עמדה בעתיד.
• נקודות גישה ל-Wi-Fi. המיקום הנכון הוא בתקרה מעל אזורי העבודה, לפי צפיפות המשתמשים. אם לא מכינים כבל ונקודת עיגון, נקודות הגישה יותקנו במקום שנוח לקבלן ולא במקום שנכון לרשת.
• חדרי ישיבות. מיקום המסך, הצנרת מהשולחן לקיר, מיקרופונים בתקרה וחומרים שמפחיתים הד. כל אלה תלויים בעיצוב החדר.
• מצלמות ובקרת כניסה. צריך להכין כבלים לדלתות, לכניסות ולנקודות התצפית לפני שהתקרה נסגרת.

מה קורה כשמכניסים את צוות הטכנולוגיה מאוחר

דוגמה נפוצה: חדר ישיבות שתוכנן עם קיר זכוכית לכל אורכו ועם שולחן במרכז החדר. על הנייר זה נראה מצוין. בפועל, אין קיר שאפשר לתלות עליו מסך, אין צנרת מהשולחן אל המסך, והזכוכית מחזירה קול לכל כיוון. שיחה קצרה עם צוות הטכנולוגיה בשלב התוכנית הייתה פותרת את כל אלה בלי לוותר על הזכוכית.

הטענה הנגדית: "החשמלאי כבר מושך כבלים, הוא יעשה גם את התקשורת"

יש חשמלאים מצוינים, ורבים מהם יודעים למשוך כבל רשת. אבל כבילת תקשורת איננה רק משיכת כבל. היא דורשת תכנון של כמות הנקודות, הפרדה מכבלי חשמל, סוג כבל מתאים, סיום מקצועי בארון ובדיקה של כל נקודה. ובעיקר, היא דורשת מישהו שחושב על המשרד כמערכת אחת: איך הרשת, ה-Wi-Fi, הטלפוניה, חדרי הישיבות והמצלמות עובדים יחד.

הטענה השנייה שאנחנו שומעים היא "נחליט על הטכנולוגיה כשנדע מה צריך". אבל כדי להכין תשתית לא חייבים לבחור עכשיו כל מכשיר. מספיק לדעת איפה יהיו העמדות, החדרים והכניסות, ולהשאיר תשתית שמאפשרת גמישות. את הציוד עצמו בוחרים בשלב מאוחר יותר.

איך נראה תהליך נכון

1. פגישת היכרות עם האדריכל או המעצב על בסיס תוכנית ההעמדה הראשונה.
2. הגדרת צרכים: מספר עמדות, חדרי ישיבות ו-Huddle, אזורי אורחים, מצלמות ובקרת כניסה.
3. שכבת תקשורת על התוכנית: ארון, מסלולים, נקודות רשת, נקודות גישה והכנות למולטימדיה.
4. תיאום עם הקבלן והחשמלאי על סדר העבודות, כך שהכבילה נכנסת לפני סגירת התקרות.
5. התקנת ציוד ובדיקות בסוף הבנייה, ומסירה מסודרת עם תיעוד.

מה האדריכל מרוויח מהשותפות

שיתוף מוקדם לא בא על חשבון העיצוב, אלא מגן עליו. כשהאדריכל יודע מראש היכן יותקנו נקודות הגישה, המסכים והמצלמות, הוא יכול לשלב אותם בקו העיצובי: נקודות גישה בצבע התקרה, מסכים בנישה מתוכננת, מצלמות במקומות לא בולטים. כשהתשתית מגיעה בסוף, היא נראית בדיוק כמו מה שהיא, תוספת מאוחרת.

גם לוח הזמנים מרוויח. כבילה שנכנסת לפני סגירת התקרות לא מעכבת אף אחד. כבילה שנכנסת אחרי, דורשת חזרה של בעלי מקצוע שכבר סיימו, ולפעמים דוחה את מועד הכניסה למשרד. לקוח שנכנס למשרד חדש ומגלה שהרשת לא מוכנה מתחיל את התקופה החדשה עם תסכול מיותר.

ההמלצה של דרנט

אם אתם בשלב התכנון של משרד חדש, מעבר או שיפוץ, זה הרגע להכניס את צוות הטכנולוגיה לשולחן. בדרנט פועלים צוותים מקצועיים ומומחים, ולצידם יועצים, מתכננים ואדריכלים, ואנחנו רגילים לעבוד לצד האדריכל, המעצב והקבלן. הכבילה הסטנדרטית שלנו היא CAT7, והתכנון כולל רשת, Wi-Fi, ארון תקשורת, חדרי ישיבות ומערכות אבטחה.

אפשר לתאם סיור תכנון ללא עלות, ולקבל הצעת מחיר מפורטת ושקופה תוך 24 שעות, בלי הפתעות. לתיאום סיור תכנון. אנחנו עובדים בפריסה ארצית, עם דגש על תל אביב, גבעתיים, הרצליה ורמת גן. פרטים נוספים בעמוד הקמת אופן ספייס למשרד, ובמאמר מעבר משרדים: תקשורת ואבטחה.

שאלות נפוצות

מתי להכניס את צוות התקשורת לתכנון המשרד?

ברגע שיש תוכנית העמדה ראשונה, לפני שמתחילים לבנות קירות ולסגור תקרות. בשלב הזה כל שינוי עדיין זול ופשוט.

האם צריך לבחור את כל הציוד כבר בשלב התכנון?

לא. בשלב התכנון קובעים את התשתית: ארון, מסלולי כבילה, נקודות והכנות. את הציוד עצמו, כמו נקודות גישה, מסכים ומצלמות, אפשר לבחור קרוב יותר להתקנה.

האם דרנט עובדת יחד עם האדריכל והקבלן שלנו?

כן. אנחנו מתאמים את תוכנית התקשורת עם האדריכל או מעצב הפנים ועם הקבלן, כדי שהתשתית תשתלב בעיצוב ובלוח הזמנים של הבנייה.